Co utrudnia komunikację?

Bartosz

2024-11-14 • Komunikacja

Proste nieporozumienie w komunikacji potrafi zamienić się w prawdziwą burzę. Jeśli nieporozumienia narastają, komunikacja w całym zespole ulega pogorszeniu. Dlatego dbanie o relacje w teamie to podstawa i pomijanie tego aspektu może odbić się na jakości pracy wszystkich: zarządu oraz osób zatrudnionych. Warto zgłębić takie aspekty, jak różnica w postrzeganiu i interpretacji, rozumienie otoczenia i rozmówców czy efektywność komunikacji.

Ważne jest, aby nauczyć się radzić sobie z trudnymi emocjami, żeby zachować zdrowie psychiczne i utrzymać harmonijne relacje w zespole.

Co to jest komunikacja interpersonalna?

Najprostsza definicja mówi, że komunikacja interpersonalna to interakcja między przynajmniej dwoma osobami. W ramach interakcji muszą być przekazywane komunikaty, dzięki którym osoba może odczytać przekaz mówiącego. Autorzy książki „Relacje interpersonalne. Proces porozumiewania się” posługują się zawartym w tytule pojęciem „porozumiewania”. Dzięki temu stawiają akcent na proces rozumienia, który musi nastąpić pomiędzy mówiącym a odbiorcą. Choć w klasycznych teoriach komunikacji interpersonalnej stawia się na mówienie werbalne, warto pamiętać, że treści pisane oraz język migowy również są formą mówienia i komunikacja niewerbalna także przekazuje komunikaty.

Skuteczna sztuka komunikacji to rzecz niezbędna w życiu każdego z nas, ale jest szczególnie ważna w ramach zespołu funkcjonującego w pracy. Utrudnienia w komunikacji mogą być prawdziwą przeszkodą dla jej efektywności. Jakie czynniki mogą ją utrudniać? Oto kilka z nich:

Zrozumienie komunikatu nadawcy odmiennie do jego intencji
Negatywne nastawienie nadawcy jeszcze zanim odbiorca zdąży zareagować na wiadomość
Nadawca nie chce zapoznać się z feedbackiem odbiorcy lub odbiorców
W jednej lub obydwu stronach interakcji występuje brak szacunku
Problemy językowe – na przykład używanie takich terminów profesjolektu danej branży, których nie rozumieją odbiorcy
Różnice światopoglądowe czy ideologiczne
Błędna interpretacja gestów niewerbalnych nadawcy czy odbiorcy
Krytykanctwo po obydwu stronach i szybkie ocenianie
Zbywanie rozmówców i unikanie konfrontacji, kiedy jest ona niezbędna.

To tylko jedne z wielu przykładów utrudnień, jakie mogą pojawić się w ludzkiej komunikacji.

Zasady komunikacji interpersonalnej

Choć komunikacja zaliczana jest do tzw. umiejętności miękkich, można nauczyć się jej w stopniu nawet podstawowym poprzez ćwiczenia. Im więcej okazji do interakcji i prób porozumienia się, tym lepiej będziemy poruszać się w tym aspekcie życia i tym lepiej będziemy rozumieć innych. Nasze codzienne funkcjonowanie w zespole pracy stanie się łatwiejsze, a dzięki temu również przyjemniejsze i bezproblemowe. Dlatego aby ćwiczyć umiejętności porozumiewania się, warto poznać zasady komunikacji interpersonalnej:

Długie komunikaty są trudniejsze do zrozumienia. Lepiej formułować możliwie jak najkrótsze zdania z czasownikami w formie czynnej, pomijając na przykład imiesłowy.
Brak oceniania odbiorców i wyzbycie się atakowania. Formułowanie komunikatów w formie pretensji to gotowy przepis na komunikacyjną porażkę. Przekaz powinien być pozbawiony takich zwrotów, jak „ty zawsze…” czy „ty nigdy…”, w których zamiast opisywać sytuację trzymając się faktów, stawiamy odbiorcom zarzuty. Warto również skupić się na opisywaniu własnych odczuć i przeżyć, aby zamiast presupozycji na temat rozmówcy przedstawiać swój punkt widzenia.
Empatia. Empatyczne nastawienie to podstawa. Pozwala nam skupiać się na odczuciach rozmówców i rozumieć odmienny punkt widzenia nawet wtedy, gdy po zakończeniu rozmowy się z nim nie zgadzamy.
Ustawienie celu rozmowy. Jeśli chcemy przeprowadzić efektywną rozmowę w zespole, warto ustalić temat i się go trzymać.
Komunikacja niewerbalna. Odpowiedni język ciała w sytuacji komunikacyjnej to bardzo ważny aspekt. Nie można przekraczać przestrzeni osobistej drugiej osoby – przyjmuje się, że strefa osobista to około 45 do 120 cm, zależnie od preferencji drugiej strony. Warto także zadbać o stosowną do sytuacji gestykulację i nachylenie postury.

Funkcje komunikacji

Wyróżnia się kilka podstawowych funkcji komunikacji, co do których zgadza się większość badaczy, takich jak klasyk dziedziny, Roman Jakobson:

Funkcja informacyjna. Podstawowa funkcja, która mówi o tym, że komunikacja służy wymianie informacji. Zakłada się, że w przekazywaniu informacji uczestniczą minimum dwie osoby.
Funkcja emotywna. To właśnie ona mówi o przekazywaniu emocji w procesie komunikacji.
Funkcja motywacyjna. Zgodnie z nazwą odnosi się do motywowania komunikacją do określonego działania.
Funkcja kontrolna. Często obecna w zespołach i organizacjach, gdzie przekazuje się informacje o obowiązkach i powinnościach oraz sprawdza ich wykonanie.